Tóm tắt
Trước khi nhập hàng, kiểm kê hay tính giá vốn, cửa hàng cần thiết lập 4 danh mục nền tảng trong menu Thiết lập kho: Khu vực kho (nơi chứa hàng), Đơn vị tính, Nhà cung cấp và Nguyên liệu. Bài này hướng dẫn thứ tự và cách tạo từng mục.
Đường dẫn
Trang quản trị → Thiết lập kho → Khu vực kho
Trang quản trị → Thiết lập kho → Đơn vị tính
Trang quản trị → Thiết lập kho → Nhà cung cấp
Trang quản trị → Kho → Nguyên liệu
Trang quản trị → Thiết lập kho → Mã SKU (xem toàn bộ mã SKU)
Thứ tự thiết lập khuyến nghị
Khu vực kho
Đơn vị tính
Nhà cung cấp
Nguyên liệu
Công thức định lượng cho món (xem bài "Công thức định lượng và Lệnh sản xuất")
Nhập hàng lần đầu hoặc kiểm kê tồn đầu kỳ (xem bài "Nhập hàng, Kiểm kê, Chuyển kho")
1. Khu vực kho
Khu vực kho là nơi lưu trữ hàng tồn. Mỗi chi nhánh được tạo sẵn một kho tên Default Location (nhãn Mặc định). Nếu chi nhánh có nhiều nơi chứa hàng (kho chính, kho lạnh, quầy bar...), bạn tạo thêm vị trí.
Bảng danh sách gồm: Tên khu vực, Chi nhánh, Địa chỉ, Số SP (số mặt hàng đang có tồn), Trạng thái và nút sửa. Có thể tìm theo tên và lọc theo chi nhánh.
Các bước thêm khu vực kho
Bấm + Thêm vị trí.
Chọn Chi nhánh (bắt buộc).
Nhập Tên vị trí (bắt buộc), ví dụ "Kho chính", "Kho lạnh".
Nhập Địa chỉ và Hotline nếu cần.
Bấm Tạo mới.
2. Đơn vị tính
Đơn vị tính dùng cho nguyên liệu và sản phẩm (gram, ml, chai, thùng...). Hệ thống có sẵn các đơn vị chuẩn (nhãn Mặc định: gram, kilogram, ml, litre, cup, pieces, teaspoon, tablespoon...). Bạn có thể tạo thêm đơn vị riêng (nhãn Tự tạo).
SL dùng: số nguyên liệu đang dùng đơn vị này.
Mặt hàng: số sản phẩm đang dùng đơn vị này.
Đơn vị Mặc định chỉ xóa được, không sửa được. Đơn vị Tự tạo sửa và xóa được.
Thêm đơn vị: bấm + Thêm đơn vị → nhập Tên đơn vị (ví dụ "Chai (Bottle)", "Thùng") → Tạo mới.
3. Nhà cung cấp
Danh bạ nhà cung cấp dùng khi tạo phiếu nhập hàng.
Bấm + Thêm NCC.
Nhập Tên nhà cung cấp (bắt buộc), Số điện thoại, Email, Địa chỉ, Mô tả (tùy chọn).
Bấm Tạo mới.
4. Nguyên liệu
Nguyên liệu là những thứ cửa hàng mua về để chế biến (cà phê, sữa, đường, ly...). Trang Kho → Nguyên liệu cho phép thêm từng nguyên liệu, Nhập Excel hàng loạt hoặc Xuất Excel.
Các bước thêm nguyên liệu
Bấm + Thêm nguyên liệu.
Điền thông tin (xem giải thích bên dưới).
Bấm Tạo mới.
Giải thích các trường
Tên nguyên liệu (bắt buộc).
SKU: mã quản lý. Để trống, hệ thống tự tạo.
Đơn vị tính (bắt buộc): đơn vị gốc để quản lý tồn (nên chọn đơn vị nhỏ nhất, ví dụ gram, ml). Chưa có đơn vị phù hợp thì bấm Tạo đơn vị mới.
SL tối thiểu: tồn thấp hơn mức này thì nguyên liệu được đánh dấu "Cần nhập thêm" trong Báo cáo kho.
SL tối đa: mức tồn tối đa, dùng để phát hiện "Tồn dư" và gợi ý số lượng đặt hàng.
Quy đổi đơn vị: bấm + Thêm quy đổi để khai báo tỷ lệ giữa đơn vị gốc và đơn vị mua hàng. Ví dụ: 1 thùng = 24 chai, 1 kg = 1.000 g.
Theo dõi giá vốn (COGS): bật để hệ thống tính giá vốn nguyên liệu theo giá nhập.
Theo dõi theo lô: bật để quản lý theo mã lô và hạn sử dụng (phù hợp hàng có hạn dùng ngắn).
5. Mã SKU
Trang Thiết lập kho → Mã SKU liệt kê toàn bộ SKU của sản phẩm và nguyên liệu trong thương hiệu, kể cả mục đã xóa. SKU không bao giờ được tái sử dụng: khi xóa một sản phẩm/nguyên liệu, SKU của nó vẫn được giữ chỗ vĩnh viễn.
Lưu ý
Chọn đơn vị gốc nhỏ nhất (g, ml, cái) để định lượng công thức chính xác; đơn vị lớn (kg, thùng) khai báo qua Quy đổi đơn vị.
Phương pháp tính giá vốn (WAC hoặc FIFO) được chọn trong Thiết lập kho → Cấu hình kho.
Tính năng Kho cần gói F&B Inventory đang hoạt động (xem Cài đặt → Gói đăng ký).
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Có cần tạo kho cho mỗi chi nhánh không?
Đáp: Không. Mỗi chi nhánh đã có sẵn kho Default Location. Chỉ tạo thêm khi chi nhánh có nhiều nơi chứa hàng.
Hỏi: Tôi mua sữa theo thùng nhưng pha chế theo ml thì khai báo thế nào?
Đáp: Chọn đơn vị gốc là ml, sau đó Thêm quy đổi: 1 thùng = (số hộp × dung tích) ml.
Hỏi: Tại sao không dùng lại được mã SKU cũ?
Đáp: SKU là duy nhất và giữ chỗ vĩnh viễn, kể cả khi mục đó đã bị xóa, để lịch sử kho không bị nhầm lẫn.
Hỏi: Nhập nhiều nguyên liệu cùng lúc được không?
Đáp: Được, dùng nút Nhập Excel trên trang Nguyên liệu.