Tóm tắt
Bài này hướng dẫn 4 nghiệp vụ kho hằng ngày: Nhập hàng (tăng tồn từ nhà cung cấp), Điều chỉnh tồn / Kiểm kê (khớp tồn hệ thống với thực tế), Chuyển kho (chuyển hàng giữa các kho/chi nhánh) và Hoạt động kho (nhật ký mọi biến động), cùng cách đọc Báo cáo kho.
Đường dẫn
Trang quản trị → Kho → Nhập hàng
Trang quản trị → Kho → Điều chỉnh tồn
Trang quản trị → Kho → Chuyển kho
Trang quản trị → Kho → Hoạt động kho
Trang quản trị → Báo cáo → Kho
Điều kiện: đã thiết lập Khu vực kho, Nhà cung cấp và Nguyên liệu (xem bài "Thiết lập kho").
1. Nhập hàng
Dùng khi nhận hàng từ nhà cung cấp. Phiếu nhập làm tăng tồn kho và cập nhật giá vốn. Trang Nhập hàng có 2 tab: Nhập hàng (danh sách phiếu) và Mẫu đơn nhập (mẫu dùng lại cho các lần nhập định kỳ).
Bấm + Tạo phiếu.
Chọn Chi nhánh, Vị trí kho và Nhà cung cấp (bắt buộc).
Nhập Chi phí nhập nếu có (vận chuyển, thuế...) và chọn Cách phân bổ: Theo giá trị hoặc Theo số lượng. Chi phí này được cộng vào giá vốn khi nhận hàng.
Ở mục Sản phẩm/nguyên liệu nhập kho, chọn mặt hàng và nhập số lượng, đơn giá.
Nhập Ghi chú nếu cần, bấm Tạo mới.
Phiếu được lưu ở trạng thái Nháp – tồn kho chưa thay đổi.
Khi hàng về, mở phiếu và bấm Nhận hàng. Kiểm tra lại số lượng nhận lần này và đơn giá.
Bấm Xác nhận nhận hàng. Lúc này tồn kho mới tăng và giá vốn được cập nhật.
Danh sách phiếu nhập hiển thị: Ngày tạo, Mã phiếu, Nhà cung cấp, Vị trí kho, Số mặt hàng, Chi phí nhập, Giá trị và Trạng thái. Có thể tìm theo mã phiếu và lọc theo khoảng ngày.
2. Điều chỉnh tồn và Kiểm kê
Dùng khi đếm kho thực tế, hoặc khi hàng bị hư, hết hạn, thất thoát. Trang có 2 tab: Điều chỉnh tồn và Mẫu kiểm kê (danh sách mặt hàng dùng lại cho mỗi lần kiểm kê).
Bấm + Tạo phiếu.
Nhập Tên phiếu (ví dụ "Kiểm kê cuối tháng 9").
Chọn Chi nhánh và Vị trí kho.
Chọn Loại điều chỉnh.
Chọn Sản phẩm điều chỉnh và nhập số lượng thực tế đếm được.
Bấm Tạo phiếu.
Phiếu chuyển sang trạng thái Chờ duyệt – tồn kho chưa thay đổi.
Người quản lý mở phiếu, kiểm tra cột Chênh lệch rồi bấm Duyệt (hoặc Từ chối). Tồn kho chỉ cập nhật sau khi phiếu được duyệt.
Quan trọng: nhập số lượng thực tế đếm được, KHÔNG nhập số muốn tăng/giảm. Hệ thống tự tính chênh lệch so với tồn hiện tại.
Các loại điều chỉnh:
Kiểm kê: đếm kho định kỳ.
Điều chỉnh sai lệch: sửa số liệu nhập sai.
Hư hỏng: hàng bị hỏng, đổ vỡ.
Hết hạn: hàng quá hạn sử dụng.
Mất cắp / thất thoát.
Sử dụng nội bộ: nhân viên dùng, dùng thử.
Phát hiện dư: thực tế nhiều hơn hệ thống.
3. Chuyển kho
Dùng để chuyển nguyên liệu/sản phẩm từ kho này sang kho khác (ví dụ từ kho tổng về chi nhánh).
Bấm + Tạo phiếu.
Chọn Kho xuất và Kho nhận (bắt buộc).
Chọn Nguyên liệu/Sản phẩm chuyển kho và số lượng (phải chọn kho xuất trước).
Nhập Ghi chú, bấm Tạo phiếu chuyển.
Phiếu được lưu ở trạng thái Nháp – chưa áp vào tồn kho.
Mở phiếu, kiểm tra danh sách hàng chuyển rồi bấm Xác nhận để chuyển hàng. Tồn kho giảm ở kho xuất và tăng ở kho nhận.
Danh sách phiếu chuyển hiển thị: Mã phiếu, Kho xuất, Kho nhận, Số SP/NL, Ngày tạo, Trạng thái, Người tạo.
4. Hoạt động kho
Nhật ký mọi biến động tồn kho theo thời gian: loại giao dịch và ngày, mã tham chiếu (mã phiếu/đơn hàng), nguyên liệu/sản phẩm, số lượng, tổng giá trị, trạng thái và người thực hiện. Dùng để truy vết khi tồn kho bị lệch.
📊 Để xem tồn kho, giá trị kho và nhập-xuất-tồn, xem bài Báo cáo kho.
5. Xem tồn kho trên POS
Thu ngân xem nhanh tồn kho ngay trên app POS: Menu (biểu tượng 3 gạch) → Quản lý kho.
Chọn loại ở cột trái: Món ăn hoặc Nguyên liệu. Hai ô số màu xanh và đỏ cạnh mỗi loại thể hiện số mặt hàng theo tình trạng tồn kho.
Bảng hiển thị Tên, SKU, Đơn vị, Số lượng tối thiểu và Số lượng trong kho; tìm nhanh bằng ô tìm theo tên hoặc SKU.
Màn hình này chỉ để xem. Nhập hàng, kiểm kê, chuyển kho thực hiện trên Trang quản trị như các mục ở trên.
Lưu ý
Tồn kho âm (ví dụ -29) nghĩa là đã bán nhiều hơn số đã nhập. Hãy tạo phiếu nhập hoặc phiếu kiểm kê để cân bằng.
Nên kiểm kê định kỳ (tuần/tháng) để số liệu chính xác.
Phương pháp tính giá vốn (WAC/FIFO) cài trong Thiết lập kho → Cấu hình kho.
Câu hỏi thường gặp
Hỏi: Kiểm kê đếm được 50 nhưng hệ thống ghi 60 thì nhập số nào?
Đáp: Nhập 50 (số thực tế). Hệ thống tự ghi nhận chênh lệch -10.
Hỏi: Chi phí vận chuyển khi nhập hàng tính vào đâu?
Đáp: Nhập vào ô Chi phí nhập. Chi phí được phân bổ vào giá vốn các mặt hàng theo giá trị hoặc theo số lượng.
Hỏi: Tại sao không chọn được mặt hàng khi chuyển kho?
Đáp: Phải chọn Kho xuất trước.
Hỏi: Xem ai đã thay đổi tồn kho ở đâu?
Đáp: Vào Kho → Hoạt động kho, xem cột Người thực hiện và Mã tham chiếu.
Video hướng dẫn (tham khảo)
Các video dưới đây được quay trên phiên bản giao diện trước, có thể khác một chút so với hiện tại.
Video: Tạo nguyên liệu và công thức
Video: Tạo khu vực kho
Video: Tạo phiếu nhập hàng
Video: Tạo nhà cung cấp
Video: Tạo đơn vị tính